Per un’azienda è molto importante organizzare eventi, sia per farsi conoscere che per affermare la propria identità e trasmettere i propri valori.
Abbiamo già parlato di quanto sia importante al giorno d’oggi realizzare eventi green e plastic free e come dargli carattere attraverso il floral design. Ci si può differenziare dai propri competitor avendo un occhio di riguardo per l’ambiente e scegliendo allestimenti poco usuali. Nella nostra lunga esperienza abbiamo imparato a soddisfare tutte le richieste dei nostri clienti, rimanendo dentro qualsiasi tipo di budget, anche quelli più piccoli. Per noi, però, non è possibile rinunciare alla qualità o all’ecosostenibilità, che sono due principi cardine della nostra attività.
Sappiamo gestire dall’evento più piccolo a quello più grande e di qualsiasi tipologia. Dalla convention, al meeting, all’evento promozionale, al team building, dalle cene di gala, alle inaugurazioni, ai lanci dei nuovi prodotti.
Per far sì che qualsiasi evento aziendale riesca a dare valore all’azienda per la quale è organizzato, è necessario pianificare attentamente tutte le fasi della sua progettazione, realizzazione e gestione.
Le fasi dell’organizzazione di un evento aziendale.
Prima di organizzare un evento, c’è bisogno di un briefing. Questo incontro serve per capire quale sia il target da raggiungere e gli obiettivi. E’ di estrema importanza che sia il più chiaro possibile, perché questi due punti sono il cuore dell’organizzazione dell’evento.
Il target può essere il personale, nuovi clienti, clienti fidelizzati; ed il budget può essere di qualsiasi tipo. Lo ripetiamo, a patto che ci permetta di perseguire qualità ed ecosostenibilità. Soprattutto, è di fondamentale importanza chiarire a che tipo di evento si vuole dare vita.
Che obiettivo si vuole raggiungere? Ogni fine ha il suo evento dedicato, avere bene in mente cosa si vuole ottenere è fondamentale per organizzare tutto nel migliore dei modi. Ad esempio, se si vuole creare maggiore affiatamento all’interno di un ufficio, un evento di team building può essere la scelta migliore!
Un team per l’evento aziendale
Il team è un elemento fondamentale. In fase di organizzazione bisogna creare un gruppo di lavoro in cui ogni elemento sia complementare all’altro, così che si possa lavorare tutti in sinergia e coprire tutte le necessità del caso.
In fase di evento vero e proprio, è centrale l’accoglienza dei partecipanti e quindi c’è bisogno di persone preposte a questo. Durante tutto lo svolgimento è importante avere delle persone empatiche ed attente alle necessità di chi partecipa. I nostri assistenti sono tutte persone formate e qualificate per garantire l’ottima riuscita di un evento.
Per far tutto questo c’è bisogno di creare una sceneggiatura dell’evento, così da poter visualizzare come sarà e prendere delle decisioni.
La location giusta per l’evento aziendale
Ogni evento ha bisogno della sua location ideale. La scelta non è mai banale. Un evento aziendale che sia anche ecosostenibile, deve avere luogo in posti con delle caratteristiche precise: deve essere facile da raggiungere dai mezzi pubblici e deve avere un’alta efficienza energetica.
Infine, deve avere le giuste dimensioni e tutte le caratteristiche adatte alla tipologia di evento che si vuole realizzare. Se si vuole allestire una serata di gala, si deve cercare una location dove sia presente una pista da ballo o quanto meno lo spazio per crearne una.
Come promuovere un evento aziendale
La promozione di un evento è fondamentale. Una volta stabilito il target, si deve anche stabilire quante persone coinvolgere. Invitare troppe persone o troppo poche può seriamente compromettere la riuscita dell’evento. Per cui è bene progettare tutto nei minimi dettagli.
Raggiungere il proprio target prevede la definizione di una strategia comunicativa mirata a raggiungere esattamente le persone che vogliamo partecipino al nostro evento. Per questo, non possiamo prescindere dall’uso dei social network, anche per evitare inutili sprechi di carta nella promozione dell’evento.
Dopo l’evento aziendale: tirare le somme
Dopo un evento aziendale è fondamentale tirare le somme. Per questo stilare un rendiconto è l’ultimo step ed uno dei più importanti. Sapere quante persone hanno preso parte al nostro evento e le loro caratteristiche è importante per avere un quadro chiaro del target finale che è stato raggiunto. Le recensioni sull’esperienza che gli abbiamo offerto sono un altro tassello importante per tirare le somme del nostro lavoro. Evidenziare punti di forza e di debolezza grazie ai feedback dei nostri ospiti è il modo giusto per avere un quadro chiaro di quello che è stato il nostro evento. Il giudizio dei nostri clienti, dipendenti o di chiunque abbia partecipato al nostro evento è la linfa della nostra crescita. Per questo un follow up post evento è di vitale importanza.
Organizzare un evento aziendale è importantissimo per la buona reputazione del proprio brand, ma bisogna farlo bene e con persone competenti.
Se stai cercando un partner per organizzare un evento di qualità, per centrare i tuoi obiettivi di comunicazione, in Initinere troverai le professionalità e l’esperienza necessari a farlo.
Se sei pronto per il brief iniziale, contattaci.. ci incontreremo nel pieno rispetto delle disposizioni previste dalla attuale normativa vigente.
